Eine optimal funktionierende Verwaltung: Traum oder Wirklichkeit?

Ist eine optimal funktionierende Verwaltung in einem Sozialunternehmen bzw. im Gesundheitswesen nur ein schöner Traum? Oder kann sie Wirklichkeit werden? Verwaltungsthemen oder Verwaltungsprobleme erlangen in der Sozialwirtschaft bzw. Gesundheitswirtschaft immer stärkere Bedeutung. Aber auch im öffentlichen Sektor oder bei Kirchen und Verbänden rückt die Frage nach der optimalen Verwaltungsorganisation immer mehr in den Vordergrund. Trotzdem kann man sich manchmal des Eindrucks nicht erwehren, als würde eine optimal funktionierende Verwaltung dem Bereich von Wunschträumen zugeordnet. Dabei fehlt es dem Management nicht am Willen, eine gute Verwaltungsorganisation sowie eine Prozessoptimierung in der Verwaltung Realität werden zu lassen. Allein der Weg dahin gibt Rätsel auf.

Meine Unterstützung auf diesem Weg: Verwaltungsanalyse und Verwaltungsoptimierung

Einer meiner Schwerpunkte in den letzten Jahren sind Verwaltungsanalysen und die Verwaltungsoptimierungen geworden. Egal ob es sich um Rechnungswesen, Personalwesen, Informationstechnologie, Immobilienmanagement, Fakturierung, Controlling oder Zuschusswesen handelt. Für den ganzen Bereich des Verwaltungsmanagements  verfüge ich nicht nur über entsprechende Erfahrungen mit Change Prozessen, sondern verfüge auch über entsprechende Kennzahlen, um den Standort Ihrer Verwaltung zu bestimmen. Aufbauend auf dieser fundierten Verwaltungsanalyse liefere ich dann eine Bewertung der Ist-Situation und klare Empfehlungen für den Entwicklungsprozess. Und sollte es mal besonders klemmen, auch die Fachberatung im gesamten Verwaltungs- und kaufmännischen Bereich gehört zu meinem Produktportfolio. Ob das Redesign von Verwaltungsprozessen, die Erstellung von Prozessbeschreibungen, die Schaffung von Instrumenten und Fachstandards im Verwaltungsbereich, die Einführung branchenüblicher Software oder das Projektmanagement der Digitalisierung der Verwaltung, das gesamte Spektrum der Fachberatung gehört zu meinem Metier.

Warum steht die Verwaltung so im Fokus?

Aber zunächst einmal zu der Frage, warum die Verwaltung im Non-Profit-Sektor so im Fokus steht, warum das Augenmerk so stark auf der Verwaltung liegt. Dies sind vor allem drei Aspekte.

Aspekt 1

Verwaltung ist höchst heterogen. Es gibt nicht die Verwaltung, sondern eine Vielzahl von höchst unterschiedlichen Teilbereichen innerhalb der Verwaltung. Mit jeweils unterschiedlichen Anforderungen, Leistungen, Prozessen und Erfolgsfaktoren. So muss Prozessoptimierung Verwaltung immer eine Prozessoptimierung in den Einzelbereichen sein:

• Personalwesen
• Lohn- und Gehaltsbuchhaltung
• Informationstechnologie und Digitalisierung
• Finanz- und Rechnungswesen
• Fakturierung
• Zuschusswesen
• Controlling
• Immobilienmanagement
• Einkauf- und Beschaffungswesen
• Versicherungsmanagement
• Fuhrparkmanagement
• Baumanagement
• Arbeits- und Betriebssicherheit

Jeder Bereich für sich braucht eine optimale Aufbau- und Ablauforganisation. Dies macht Verwaltungsoptimierung so schwierig. Hinzu kommt, dass es für die Vielzahl von Teilbereichen in der Verwaltung zwar immer Best-Practice gibt, aber niemals Blaupausen, die automatisch auf jedes Unternehmen im Non-Profit-Bereich passen. Unternehmensspezifische Verwaltungsoptimierungen sind deshalb gefragt, die die Besonderheit des Unternehmens anerkennen und passgenaue Lösungen schaffen. „Kapieren, nicht kopieren“ ist die Losung von Change Prozessen in der Verwaltung.

Aspekt 2

Ein stetig höheres Anforderungsniveau an die Verwaltung ist in den letzten zwei Jahrzehnten zu verzeichnen, oftmals gepaart mit einer immer kürzeren Zeittaktung. Dabei kommt das erhöhte Anforderungsniveau einerseits von außerhalb des Unternehmens in Form von Regularien, Vorgaben oder Übertragung von Aufgaben durch öffentliche Stellen. Andererseits aber auch von innen mit zusätzlichen Anforderungen an die Verwaltungsbereiche betreffend das Verwaltungsmanagement bzw. das Serviceniveau der Verwaltungsdienstleistungen. Regularien zur Auftragsvergabe, Datenschutz und IT-Sicherheit, Jahresabschlüsse nach Standard einer Kapitalgesellschaft, zeitnahes Berichtswesen zur wirtschaftlichen Steuerung der Organisation, Fachkräftemangel und kurzfristige Personalgewinnung, neue Wartungsvorschriften und Prüfpflichten für Immobilien … die Liste ist lang. Stetig wachsende Erwartungen von außen und von innen haben dann die Sandwich-Position zur Folge, in der sich die Verwaltungsbereiche oftmals empfinden.

Aspekt 3

Verwaltung ist kein Selbstzweck - keine der oben genannten Bereiche kann im stillen Kämmerlein betrieben werden. Verwaltungsprozesse gehen über und in die gesamte Organisation hinein. Insofern ist eine Optimierung und Standardisierung innerhalb der Verwaltungsbereiche sicherlich notwendige Voraussetzung für eine optimale Verwaltung, aber alleine nicht ausreichend. Es müssen vielmehr die administrativen Prozesse in der gesamten Organisation in den Blick genommen werden. Es handelt sich um Reorganisation im Unternehmen. Und damit entsteht Komplexität, Verwaltungsrestrukturierung ist hochkomplex. Hierzu bedarf es zum einen entsprechender Befugnisse, vor allem aber Methoden der Reorganisation.

Der Ablauf eines Change Management Prozess in der Verwaltung (3-Phasen)

Wie könnte eine solche Organisationsentwicklung in der Verwaltung nun aussehen. Auch wenn sich die konkrete Ausgestaltung des Beratungsprojektes natürlich nach den Besonderheiten des Kunden richtet, so gibt es doch einen musterhaften, idealtypischen Prozessablauf. Dieser muss mitnichten vollständig durchlaufen werden. Er ist vielmehr  als Baukasten zu verstehen, aus dem die passenden Teile entnommen werden können.

Eine punktgenaue Analyse der Ist-Situation der Verwaltung stellt den Auftakt (Phase 1) im 3-stufigen Verfahren dar. Beinhaltend folgende, mögliche Unterschritte:

• Projekt-Planungsgespräch: Genaue Festlegung der Untersuchungsbereiche und Inhalte der Verwaltungsanalyse, Vorgehensweise, Teilnehmer von Workshops & Interviews, Zeitraster etc. 
• Erstellung einer Projektskizze
• Kick-off-Meeting mit Beteiligten am Projekt
• Vorstrukturierung der Analyse durch Berater mit Erstellung einer strukturierten Informationsabfrage
• Ausfüllung Datenerfassung-Templates sowie Bereitstellung ergänzender Informationen/Dokumente durch Organisation
• Erstanalyse anhand der übersandten Unterlagen durch Berater
• Durchführung Workshops / Interviews mit den einzubeziehenden Mitarbeitern

Die systematische Bewertung und detaillierte Umsetzungs-Empfehlungen durch den Berater stellt den mittleren Teil (Phase 2) in 3-stufigen Verfahren dar. Idealtypischerweise dargelegt in einer Präsentation an die Projektbeteiligten. Für jeden der untersuchten Verwaltungsbereiche erfolgt die Bewertung und Empfehlung anhand von Kennzahlen und klaren Bewertungskriterien für die folgenden Dimensionen:

• Dienstleistungsspektrum / Verwaltungsmanagement
• Organisation und Strukturen
• Prozesse und Instrumente
• Wirtschaftlichkeit

In dem folgenden, wesentlichsten Teil (Phase 3) im 3-stufigen Verfahren der Verwaltungsoptimierung erfolgt die konkrete Maßnahmenumsetzung. Hier greifen dann die Restrukturierung der Verwaltungsorganisation sowie der Prozessoptimierung Verwaltung. Damit dies gelingen kann bedarf es einer klaren Projektorganisation sowie eines detaillierten Projektplanes mit entsprechenden Monitoring.

Was ich hierzu beitragen kann …

… sind nicht nur die messerscharfen Analysen auf Basis langjähriger Erfahrungen in und mit Verwaltungen im Non-Profit-Bereich. Ich biete Ihnen für alle Verwaltungsbereiche alle genannten 3-Phasen eines Change Management Prozesses aus einer Hand. Und nicht nur das: ich unterstütze auch tatkräftig bei der Umsetzung, denn die Fachberatung gehört ebenfalls zu meinem Produktportfolio. Ich bin erst zufrieden, wenn aus Erkenntnissen Handlungen geworden sind.

Weitere Hinweise zu möglichen Leistungen:

Auch wenn etwas nicht konkret aufgeführt sein sollte, sprechen Sie mich an. Wir finden eine Lösung!